O que é: Operação de Digitalização de Documento
A operação de digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos, como papéis, fotos e outros materiais impressos, em formatos digitais. Essa prática tem se tornado cada vez mais comum em empresas e organizações de diversos setores, pois oferece uma série de benefícios, como a redução de espaço físico ocupado por arquivos, a facilidade de acesso e compartilhamento de informações, além da preservação e segurança dos documentos.
Benefícios da digitalização de documentos
A digitalização de documentos traz uma série de benefícios para empresas e organizações. Um dos principais é a redução de espaço físico ocupado por arquivos. Ao digitalizar os documentos, é possível eliminar a necessidade de armazenamento em papel, o que libera espaço nas instalações da empresa e reduz os custos com aluguel de espaços para arquivo.
Além disso, a digitalização de documentos facilita o acesso e compartilhamento de informações. Com os documentos digitalizados, é possível realizar buscas rápidas e precisas por palavras-chave, o que agiliza o processo de localização de informações. Além disso, os documentos digitalizados podem ser facilmente compartilhados por e-mail, aplicativos de mensagens ou armazenados em nuvem, permitindo o acesso remoto e a colaboração entre equipes.
A digitalização de documentos também contribui para a preservação e segurança dos documentos. Ao converter os documentos físicos em formatos digitais, é possível protegê-los contra danos causados por fatores externos, como incêndios, inundações ou desgaste natural. Além disso, os documentos digitalizados podem ser armazenados em servidores seguros, com backups regulares, garantindo a sua integridade e evitando perdas irreparáveis.
Processo de digitalização de documentos
O processo de digitalização de documentos envolve várias etapas, que podem variar de acordo com a quantidade e o tipo de documentos a serem digitalizados. Em geral, o processo inclui as seguintes etapas:
1. Preparação dos documentos: os documentos físicos são organizados e preparados para a digitalização, removendo-se grampos, clipes e outros elementos que possam prejudicar o processo.
2. Digitalização: os documentos são escaneados por meio de scanners de alta qualidade, que capturam as imagens e as transformam em arquivos digitais.
3. Indexação: os documentos digitalizados são indexados, ou seja, são atribuídas informações adicionais, como nome do documento, data, autor, entre outros, para facilitar a busca e recuperação posterior.
4. Armazenamento: os documentos digitalizados são armazenados em servidores ou sistemas de gerenciamento de documentos, garantindo a sua segurança e integridade.
Tipos de documentos que podem ser digitalizados
A digitalização de documentos pode ser aplicada a diversos tipos de materiais, como:
– Documentos textuais: contratos, relatórios, manuais, entre outros;
– Documentos gráficos: fotografias, desenhos, mapas, entre outros;
– Documentos audiovisuais: vídeos, gravações, apresentações, entre outros;
– Documentos históricos: documentos antigos, livros raros, registros históricos, entre outros.
Legislação e normas para a digitalização de documentos
No Brasil, a digitalização de documentos é regulamentada por normas e legislações específicas. Uma das principais é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que trata da certificação digital e estabelece os requisitos técnicos para a digitalização de documentos físicos.
Além disso, existem normas técnicas, como a ABNT NBR ISO 9001, que estabelecem diretrizes para a gestão da qualidade na digitalização de documentos. Essas normas visam garantir a autenticidade, integridade e confidencialidade dos documentos digitalizados, além de estabelecer critérios para a sua preservação e recuperação.
Empresas especializadas em digitalização de documentos
Para realizar a digitalização de documentos, muitas empresas e organizações contam com o apoio de empresas especializadas nesse serviço. Essas empresas possuem equipamentos de alta qualidade, como scanners profissionais, e equipes capacitadas para realizar o processo de digitalização de forma eficiente e segura.
Além disso, as empresas especializadas em digitalização de documentos oferecem serviços adicionais, como a organização e indexação dos documentos digitalizados, a migração de documentos físicos para formatos digitais, a implementação de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, entre outros.
Considerações finais
A operação de digitalização de documentos é uma prática cada vez mais importante e necessária para empresas e organizações. Além de oferecer uma série de benefícios, como a redução de espaço físico ocupado por arquivos e a facilidade de acesso e compartilhamento de informações, a digitalização de documentos contribui para a preservação e segurança dos documentos.
É fundamental seguir as normas e legislações específicas para a digitalização de documentos, garantindo a autenticidade, integridade e confidencialidade dos documentos digitalizados. Além disso, contar com o apoio de empresas especializadas nesse serviço pode facilitar e agilizar o processo de digitalização, garantindo resultados de qualidade.